Saklama ve İmha Politikası

1. Giriş

WMG Dış Ticaret Ltd. Şti. olarak, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak ve veri gizliliğine saygı göstermek bizim için en önemli önceliklerdendir. Bu nedenle, şirketimizdeki tüm verilerle ilgili saklama ve imha süreçlerini düzenleyen bu politika, kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğini en üst seviyede tutmayı hedeflemektedir. Bu politika, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve diğer yasal düzenlemeler çerçevesinde, şirketimizdeki verilerin saklanması, işlenmesi ve imha edilmesi süreçlerini düzenlemektedir.

2. Amaç ve Kapsam

Bu politikanın amacı, WMG Dış Ticaret Ltd. Şti. tarafından toplanan, işlenen veya saklanan tüm verilerin ne şekilde saklanacağı, ne kadar süreyle saklanacağı ve ne zaman imha edileceğine ilişkin prosedürleri belirlemektir. Politika, aşağıdaki verileri kapsar:

• Kişisel veriler
• Ticari veriler
• Finansal veriler
• İletişim verileri
• Müşteri ve tedarikçi bilgileri
• İstihdam bilgileri
• İşlem geçmişi

3. Verilerin Saklanması

Veri saklama süresi, toplanan verilerin türüne ve işlenme amacına bağlı olarak değişmektedir. WMG Dış Ticaret Ltd. Şti., verileri yalnızca yasal düzenlemeler, sözleşmeler, şirket içi gereksinimler ve iş süreçlerine dayalı olarak gerekli olduğu sürece saklar. Aşağıda saklama sürelerine ilişkin genel kurallar verilmiştir:

• Kişisel Veriler: Kişisel veriler, verinin işlenme amacının geçerliliği sürdüğü sürece saklanır. Eğer veri, işlenme amacına uygun olarak kullanılıyorsa, bu veriler belirli bir süre boyunca saklanabilir. Örneğin, müşteri ilişkileri yönetimi amacıyla toplanan veriler, müşteri ile olan sözleşme süresi boyunca saklanabilir.
• Finansal Veriler: Yasal yükümlülükler doğrultusunda, finansal veriler en az 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Vergi beyannameleri, fatura bilgileri ve diğer ticari belgeler de bu kapsamda yer alır.
• Ticari ve İşlem Verileri: Ticari ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülebilmesi ve geçmiş işlemlerin takip edilebilmesi amacıyla, ticari ve işlem verileri 10 yıl süreyle saklanabilir.
• İletişim ve Pazarlama Verileri: Pazarlama amaçlı toplanan iletişim verileri, müşterinin onayına ve veri kullanım amacına göre 3 yıl boyunca saklanabilir.

4. Verilerin İmha Edilmesi

WMG Dış Ticaret Ltd. Şti., kişisel verilerin yalnızca gerekli olduğu süre boyunca saklanmasını garanti eder. Verilerin saklama süresi sona erdiğinde, şirketimiz verileri imha eder. Verilerin imha süreci, yasal yükümlülüklere ve sektörel gereksinimlere göre şekillenir. İmha işlemi, yalnızca verinin saklanması için belirlenen yasal sürelerin dolması ile gerçekleştirilir. İmha yöntemleri, verinin türüne ve işlenme şekline göre farklılık gösterebilir.

Veri imhası süreci aşağıdaki şekilde uygulanır:

• Elektronik Veriler: Elektronik ortamda saklanan veriler, güvenli bir şekilde silinir. Bu işlem, silinen verilerin geri getirilememesi için uygun yazılımlar kullanılarak yapılır. Ayrıca, veri şifreleme yöntemleri kullanılarak verilerin erişilemez hale getirilmesi sağlanır.
• Fiziksel Veriler: Kağıt üzerinde saklanan veriler, geri dönüşümsüz bir şekilde imha edilmeden önce, bir imha firması tarafından güvenli bir şekilde yok edilir. Bu süreç, belgelerin parçalanması ve yok edilmesi işlemiyle yapılır.

5. İmha Süreci ve İzleme

Veri imha işlemi, her aşamada izlenebilir olmalıdır. WMG Dış Ticaret Ltd. Şti., veri imhası gerçekleştirdiğinde, bu işlemi belgeleyerek kayıt altına alır. İmha işleminin sonunda, her işlem için imha raporu oluşturulur. Bu raporda, imha edilen verilerin türü, imha yöntemi ve tarihi yer alır.

6. Yasal Düzenlemelere Uyumluluk

WMG Dış Ticaret Ltd. Şti., bu politikayı oluştururken ve uygularken tüm yasal düzenlemelere ve sektörel gerekliliklere uygun hareket etmektedir. Yasal düzenlemelere uyum, hem şirketin hem de çalışanların sorumluluğudur. Aşağıdaki yasal düzenlemelere uyulması gerekmektedir:

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat
• Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gibi ticaretle ilgili yasal düzenlemeler
• Uluslararası Veri Transferi ve veri güvenliği ile ilgili düzenlemeler

7. Veri Sahiplerinin Hakları

Veri sahipleri, KVKK kapsamında kişisel verilerine ilişkin olarak şu haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verilerinin işlenme amacını öğrenme
• Kişisel verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini talep etme
• Kişisel verilerine karşı yapılan işlemleri engellemeyi talep etme
• İlgili yasal hakları kullanmak için başvuruda bulunma

8. Eğitim ve Farkındalık

WMG Dış Ticaret Ltd. Şti., çalışanlarına veri güvenliği ve kişisel verilerin korunması konusunda düzenli eğitimler vermektedir. Bu eğitimler, şirketin tüm çalışanlarının veri güvenliği konusunda bilgi sahibi olmalarını ve doğru uygulamaları yapmalarını sağlamaktadır. Çalışanlar, saklama ve imha süreçlerini doğru şekilde uygulamak konusunda sürekli olarak bilgilendirilmektedir.

9. Sonuç

WMG Dış Ticaret Ltd. Şti. olarak, kişisel verilerin korunması ve güvenliği konusunda yüksek standartlar belirleyerek bu politikanın uygulamaya konulmasını sağlıyoruz. Şirketimiz, yalnızca yasal gereklilikler doğrultusunda veri saklamakta ve verileri gerektiğinde güvenli bir şekilde imha etmektedir. Bu süreçlerin izlenmesi ve sürekli olarak denetlenmesi, kişisel verilerin korunmasını sağlamada önemli bir adımdır.